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より優れたガバナンスのための取締役会とは-4【会議体のマネジメント】

前回は【議題(アジェンダ)出席者】についてお話しました。

では、より良い取締役会を開催するために押さえておくべき、もっともシンプルなものは、何でしょう?

今回は、【会議体のマネジメント】の責任者である「議長に求められる配慮」についてまとめました。

会議体のマネジメント

議長による優れたリーダーシップと会議のファシリテーションが、会議の成功を左右することを、肝に銘じておきましょう。

さっそく、会議の議長が配慮すべきポイントをご紹介します。

議長に求められる配慮

- 参加者全員意見を述べる機会をつくる

- 決められたスケジュールに固執しすぎて、会議を行き詰らせることがないようにする

- 議論を支配している、特定の個人がいる場合、他の出席者発言の機会を与えるように、穏やかに促す

- 建設的な意見やアイディアを歓迎し、会議が負のスパイラルに陥らないようにする

昨今はオンライン会議が増えていますが、オンライン会議の場合、会議出席者のボディランゲージや表情を読み取りづらくなることから、議長による会議全体のマネジメントは、さらに難易度が上がります。

対面での会議であったとしても、オンライン会議であったとしても、議長は会議を円滑に、時間通りに進行し、会議の目的を達成する、という責務が与えられているのです。

結果が文書化されていること

十分に構成された議事録に記録がなければ、会議が開催され、問題を議論し、決定が下されたことが、ほとんど意味をなさない、と言っていいでしょう。

議事録は、取締役会が「正しい行動をした証拠」よりも重要とされる記録です。

前述のように、取締役会は優れたガバナンスの頂点に位置し、組織が十分な情報を得たうえで適切な意思決定を行うための方法です。

そのため、取締役会を開催することで、組織にとって良い結果がもたらされることを期待されています。

したがって、これらの議論や意思決定事項を記録し、期限付きでアクションを割り当て、取締役会の出席者が、各々のアクションの進捗状況を提供することが重要となります。

まとめ

優れた会議とは、

  • 有益であること
  • 議論フィードバック奨励すること
  • 意思決定可能とすること
  • 会議体の構成適切であること
  • 意思を持って参加すること(顔だけ出すのは意味がない)
  • 会議の結果文書化して適切に管理すること

新型コロナウィルス感染拡大を受け、有事における経営陣の意思決定の迅速さがさらに求められることを、多くの経営者が実感しています。次回は「ニューノーマル時代での取締役会におけるベストプラクティス」について解説します。

より優れたガバナンスのための取締役会とは-5【ニューノーマル時代の取締役会】に続く