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【アウトソーシングのおさらい-2】アウトソーシング4つのデメリット

アウトソーシングの4つのデメリット
前回は、アウトソーシングのメリットについておさらいしましたが、今回はアウトソーシングのデメリットをおさらいしていきましょう。

貴社が自社運用かアウトソーシングかを判断するだけではなく、アウトソーシングを利用する場合の、ベンダー(アウトソーサー)選定のヒントとして、さっと目を通していただければ幸いです。

アウトソーシングのデメリットとは?

アウトソーシングは万能のソリューションではありません。

今さらですが、アウトソーシングとは貴社の大切な業務を「第三者に任せる」ことです。

そのため、これまでの貴社の業務担当者が持つ業務範囲と責任範囲とは全く異なる側面で、新たな問題が発生する可能性があることも、知っておく必要があります。

1.コミュニケーションや業務の進め方
貴社とアウトソーサー、両社の商習慣や企業文化、プロジェクト管理のスタイルなどが大きく異なる場合、これまで予想もしなかったコミュニケーションの取り方、業務の進め方、業務の合理化に対する考え方などに関して、意識の違いが発生する可能性があります。

特にアウトソーサーに委託した業務については、情報共有コミュニケーションの取り方問題発生時の連携の仕方ステアリングコミッティの設置などを踏まえた上での体制構築が求められますが、実際に問題が発生した時に、初期段階での発見から初動に至るまでの対応が最短で実施できる状況にしておくことは、特に重要です。

なぜなら、アウトソーシング業務において、問題が発生した場合の解決は、社内で発生した問題解決より、難しくなる可能性があるからです。

さらに、国をまたいでアウトソーシングを利用する場合、言語時差などはもちろん、商習慣企業文化ギャップが大きくなることも念頭に置いて、体制を構築する必要があります。

2.情報・モノ・人的セキュリティ
アウトソーシングを利用するということは、アウトソーサーに従業員の個人情報を含めた機密情報を共有することになります。

すべてのアウトソーサーが必ずしも盤石なセキュリティを構築しているとは限りませんし、情報の取扱いポリシーも各アウトソーサーで異なります。

セキュリティには大きく3つの分野(情報モノ)がありますが、どの部分が欠けてもセキュリティが担保されているとは言えません。

たとえば、情報セキュリティの世界でのテクノロジーの進化はすさまじく、セキュリティを確保するためには、アウトソーサー側のセキュリティポリシー具体的な取り組みについて、知っておくことが重要です。

モノのセキュリティではアウトソーサーの利用する施設・設備のセキュリティ、入退室管理、郵便物などのモノの受け渡し方法などの日常業務に関わるセキュリティに加え、まさに現在私たちが問われているCOVID-19などの疫病、災害、(国によっては)戦争やテロなど、有事に備えた対策などが問われます。

人的セキュリティでは、アウトソーサーとして業務を提供する従業員の情報リテラシーも問われます。

どのセキュリティ分野が欠けてもセキュリティが盤石であるとは言えませんし、万が一貴社がセキュリティの盤石でないアウトソーサーを利用した場合、アウトソーシングすることで貴社のセキュリティがこれまでに比べて脆弱になってしまう危険があります。

3.会社としての信用度
情報セキュリティとは別の側面での安全性にも注意を払う必要があります。
それは、アウトソーサー自体が「会社として安全か?」ということです。

貴社の大切な業務を預かるアウトソーサー自体のコンプライアンスポリシー倒産リスク、そこで働く従業員の信用度(バックグラウンドチェック、モラル)、業務を止めないための対応(バックアップ要員のアサイン、業務手順の文書化・維持管理)など、会社組織としての信用度を確認することも忘れてはいけません。

たとえば、万が一アウトソーサーが倒産した場合、クライントである貴社の業務は甚大な損害を被る可能性があります。

別のアウトソーサーに移行するとしても、その選定と業務移管にかかる時間費用労力などのコストは非常に大きいですし、例えば給与計算など「止めてはいけない業務」をアウトソーシングしている場合、その業務が「止まるリスク・遅延するリスク」に晒されます。

4.コスト
前回も触れましたが、「アウトソーシングは本当にコスト削減になるか問題」は常に付いて回ります。

アウトソーシングしたものの、自社運用の方が低コストだったという事態に陥らないよう、

  • どのような費用対効果を求めるのか?
  • 貴社にとってのコスト削減とは何か?

改めて定義しておきましょう。

【アウトソーシングのおさらい-3】アウトソーシングの種類に続く

Akie Hamagishi

Akie Hamagishi

浜岸 昭江  コーポレートディベロップメント ディレクター//外資系でITアウトソーシング、ASP、クラウド関連サービスの事業開発およびアライアンス担当としてのキャリアを積んだ後、世界最大のアウトソーサーである米ADPで日本市場向けに、サービスのローカライズおよびマーケティングディレクターとしての職務を担う。 また、世界79か国との外交経験を通じてアライアンス構築にも貢献。 2016年よりトライコー・ジャパンに参画、外国企業の日本誘致および日本企業のアジア進出を、アライアンスおよびマーケティングの面から支援。